Av. M. Gökhan Ahi,Kişisel Veriler 28/07/2009 00:46

Şirketlerin e-posta adresleri kime ait?

outlook

Av. M.Gökhan Ahi –

Şirketler ve kamu kurumları, kurumsal kimliklerinin bir parçası olarak şirket isminden oluşan web sitesi ve e-posta hesaplarını kullanmaktadırlar. Çalışanların hemen hemen hepsine isim ve soyisimlerinden baş harfi veya tamamından oluşturulan e-posta adresleri de sağlanabilmektedir. Örneğin gazeteler, hemen hemen her yazar, muhabir ve çalışanına isminin baş harfi ve soyadının tamamından oluşan ve “@” işaretinden sonra “….gazetesi.com.tr” alan adıyla biten standartlaştırılmış e-posta hesapları vermektedir.

Şirketlerin ve kurumların çalışanlarına verdiği e-posta hesapları, hukuk alanında “gizlilik” yönünden sorunlar çıkarabilmektedir. Şirket ve kurum bilgilerinin gizliliğinin yanı sıra, çalışanların özel hayatına ilişkin gizlilikleri de ihlal edilebilmektedir. Şirkete ait gizli kalması gereken bilgilerin kasıtlı veya ihmalen dışarı çıkarılması olasılığı kadar, şirket imajına uygun olmayan içerik ve resim gönderilmesi olasılığı, çalışanın özel hayatına ilişkin yazışmaların da yöneticilerin eline geçmesi ve kötüniyetle kullanılması olasılıkları göz ardı edilemez.

Şirket ve kurumların kurumsal kimliğini yansıtan e-posta hesaplarının şirketi temsil eden antetli kağıttan ve antetli zarftan aslında bir farkı yoktur. Şirketlerin çalışanlarına vermiş olduğu e-posta hesabının nasıl kullanılacağı şirket politikasına göre değişir. Bu konuda belirli bir kural yoktur. Şirket yönetimi, şirket işleri dışında kişisel yazışmaları açıkça yasaklayabileceği gibi serbest de bırakabilir. Ancak uygun olan, personelin kişisel yazışmalarının şirket e-posta hesaplarından değil, kendi kişisel e-posta hesaplarından yapılmasıdır. Kişisel yazışmaların şirket antetli kağıdıyla yapılması nasıl uygun olmazsa, e-posta hesaplarının da kural olarak kişisel yazışmalarda kullanılmaması gerekir. Ancak, bunun aksini söyleyen bir yasa ya da baskın bir görüş yoktur.

Şirketin gizliliğini koruma, iş verimliliğini artırma ve haksız rekabeti engellemek adına şirket yönetimi, izleyeceğini veya denetleyeceğini önceden yazılı olarak bildirmek kaydıyla yazışmaları izleme ve denetleme hakkına sahiptir. Bir çok şirkette virüs tehlikesi yüzünden ekli dosya alınması ve gönderilmesi sınırlandırılmıştır. Hatta, yazışmaların sonuna mesajın kişisel ve gizli olduğu, gizliliğe uyulması gerektiği gibi otomatik kayıtlar eklenmektedir.

Şirketlerin hesaplar, formüller, know-how, müşteri bilgileri, banka hesap numaraları gibi kendi ticari sırlarını korumaya hakkı olduğu çok açıktır. Doğal olarak şirketler, şirkete ait bilgisayarlarda bulunan ticari bilgilerinin e-posta veya başka bir yolla dışarı sızmasını istemeyecek ve bu hakkını kullanarak, personeline e-posta kullanımı konusunda sıkı kurallar koymak isteyebilecektir. Ancak, bunun sağlanması için de bazı prosedürleri yerine getirmesi şarttır. Şirket, ya  personeliyle bu konuda bir yazılı sözleşme yapmış olmalı, ya da iç yazışmayla personelini bu konuda bilgilendirmiş olmalıdır. Hatta, personelini şirket bilgisayarlarını gerektiğinde izleyebileceği konusunda, imza karşılığında yazılı olarak bilgilendirmiş olmalıdır.

Fakat, kişisel yazışmalara izin verilip de şirket tarafından çalışanlara bildirilmeden gizlice izleme ve denetleme yapılırsa, örneğin ağa bağlı bilgisayarlara kurulan bir yazılım ile personelin şahsi ya da kurumsal yazışmaları izlenirse, bu eylemler kişilik haklarına saldırı, haberleşmenin ve özel hayatın gizliliğini ihlal olarak değerlendirilebilir. Bu sebeple, şirketler çalışanlarla yapmış olduğu yazılı iş sözleşmelerine mutlaka gizlilik politikası ile ilgili şartlar koymalıdırlar.

Çalışan çıktığı/çıkarıldığı takdirde, şirketin çalışan için yapılandırdığı e-posta hesabını uzatmak veya sürdürmek konusunda bir yükümlülüğü yoktur. Kişinin isminin kullanıldığı hesabın da şirket tarafından silinmesi gerekir. Şirkete ait e-posta adresinde ismi kullanılan kişi, işten ayrıldığında bu e-posta adresinin kullanımının durdurulmasını isteyebilir. Nitekim, herkes kendi isminin üzerinde mutlak ve tartışmasız bir hakka sahiptir.  E-posta adresinde ismi kullanılan kişi, sırf isminin kullanılması nedeniyle bir zarara uğradığı takdirde zararının varlığını ispat etmek şartıyla tazminat dahi isteyebilir.

Gizliliği ihlal edilen veya haberleşmesi izlenen, ister şirket isterse çalışan olsun, diğer taraf hakkında suç duyurusunda bulunabilir. Suç sabit görüldüğü takdirde yeni Türk Ceza Kanunu’nun 132. ve 134. maddelerine göre altı aydan başlayıp üç yıla kadar hapis cezası söz konusu olabilir.

Fakat, şirkete ait bilgisayarların izlenebileceği ve kontrol edileceği konusunda bir sözleşme veya yazılı bilgilendirme varsa, personel, şirkette kullandığı bilgisayarının izlendiği iddiasıyla özel hayatının ihlal edildiğini ileri süremeyecektir.

Tags:

1 Comment

  • Merhaba,

    Bu yazınız 2009 yılına ait, bircok değişiklik olmuştur sanırım.

    2013 Mart ayında çok uluslu bir şirketten ayrıldım, bir süre önce mail hesabımın açık olduğunu, hala mesajların geldiğni ve eski yöneticimim mesaj kutusuna düştüğünü öğrendim. Bana bilgi verilmemişti. Bu konudaki haklarımız neler acaba? Benim adıma bir cevap yazıyor mu? Gelen mesajların içinde bana gönderilmesi gereken özel mesaj var mı? Gibi sorular gündemde…

    Teşekürler

Leave a reply

required

required

optional


Trackbacks

  •  
buy a paper scholarship essay for business school customs essay write my essay online custom essays uk